หลายครั้งที่แต่ละองค์กรต้องประสบกับการทำงานแบบเดิมซ้ำ ๆ ไม่ว่าจะเซ็นอนุมัติเอกสารหลาย ๆ รอบ ทำงานแบบวนลูปเดิม ซึ่งก็เป็นปัญหาที่น่าปวดหัวไม่น้อย ซึ่งปัญหาเหล่านี้จะหมดไปหากเราใช้เทคโนโลยีมาเป็นเครื่องมือได้อย่างชาญฉลาดและถูกต้อง เราก็สามารถปรับธุรกิจและการดำเนินงานในแต่ละวันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้
Automation ถือว่าเป็นเทคโนโลยีอย่างหนึ่งที่ผู้นำในแวดวงธุรกิจหลายคนเริ่มนำมาใช้และประยุกต์ให้เข้ากับแต่ละส่วนงาน โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องการปรับตัวให้เข้าสู่ยุคของ Digital transformation ถ้าหากบริษัทของคุณต้องการที่จะแข่งขันกับธุรกิจอื่น ๆ ในตลาดเดียวกัน นอกจากการบริหารต้นทุนที่เก่ง วางเป้าการเติบโตที่มั่นคง มองการตลาดให้ขาดแล้ว ระบบ Automation ก็เป็นเรื่องสำคัญที่คุณต้องหันมาใส่ใจอย่างเร่งด่วน ไม่แพ้กัน
ทำไมต้องเลือกการทำงานแบบ Automate เป็นอย่างแรก?
Automation เรียกได้ว่าเป็น buzzword มาก ๆ ในทุกวันนี้ เป็นระบบที่คนทั่วไปเข้าใจว่า “มันสามารถทำงานด้วยตัวเอง หรือ เรียกอีกอย่างว่าเป็นระบบควบคุมอัตโนมัติ” ที่หลายคนต้องการทำ แต่ในขณะเดียวกันคนบางส่วนมักไม่ค่อยรู้ว่าระบบ Automate จะสามารถให้ประโยชน์อะไรให้กับพวกเขาได้บ้าง และสามารถทำได้มากน้อยแค่ไหน ดังนั้นวันนี้ A-HOST จะมาบอกประโยชน์ที่คุณจะได้รับจากการทำธุรกิจแบบ Automate กัน
1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Increase Productivity)
งานที่มีขั้นตอนการทำงานซ้ำ ๆ ซึ่งงานส่วนใหญ่เป็นการป้อนข้อมูล การคำนวณ การขออนุมัติเซ็นเอกสารที่มีกำหนดขอบเขตตามกฎของบริษัท และ ฯลฯ งานเหล่านี้สามารถเป็นทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ โดยที่เราไม่ต้องเสียเวลาเข้าไปวุ่นวาย หรือปวดหัว นอกจากจะช่วยประหยัดเวลาและลดความผิดพลาดแล้ว ยังทำให้เราสามารถหันมาให้เวลากับงานที่ต้องใช้การตัดสินใจได้มากขึ้น เป็นงานที่ AI หรือ บอท ไม่สามารถทำได้
2. ลดความผิดพลาด (Reduce Error)
หากให้พูดตามตรง ความผิดพลาดส่วนใหญ่มีสาเหตุมาจากมนุษย์ ซึ่งความผิดพลาดแทบไม่มีโอกาสเกิดขึ้นกับระบบ Automate ต่อให้ผิดก็จะมีการระบุตำแหน่งที่แน่นอน ซึ่ง Machine ก็เข้าไปแก้ไขได้ตรงจุดและมีประสิทธิภาพอีกสูงสุดด้วย
3. การวางแผนที่ดี (Better planning)
ข้อดีของการทำระบบ Automate คือ ข้อมูล คุณจะได้รับข้อมูลที่ละเอียดมากขึ้น และรู้ว่าแต่ละขั้นตอนมีอะไรบ้าง ควรทำอย่างไรบ้าง ต้องใช้เวลาเท่าไรในการทำงาน การผิดพลาดส่วนใหญ่เกิดจากจุดไหน คำขอแบบไหนที่ถูกขอบ่อยที่สุด และเยอะที่สุด สำหรับข้อมูลประเภทนี้สามารถคาดการณ์เพื่อวางแผนและจัดสรรทรัพยากรได้ดีขึ้นสำหรับอนาคตได้อย่างไร
4. ปรับความโปร่งใส และความปลอดภัยของข้อมูล (Improved transparency and data security)
เมื่อเปลี่ยนการทำงานเป็นระบบควบคุมอัตโนมัติแล้ว ทุก ๆ ขั้นตอนที่เกิดขึ้นจะถูกเปิดให้ทุกคนสามารถเข้าถึงการทำงานที่ดีกว่าเมื่อเทียบกับช่วงแรก การทำระบบควบคุมอัตโนมัติ (Automation) จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้ จะเลือกดู หรือจะซ่อนข้อมูลเฉพาะ สำหรับแต่ละยูสเซอร์เกี่ยวข้องในส่วนงานนั้นได้ ดังนั้นแล้วคุณจะเห็นถึงความโปร่งใส และสามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้มากขึ้นด้วยการทำ Automate เพียงครั้งเดียว
การทำงานแบบมีประสิทธิภาพตรงจุดจะเป็นอย่างไร?
การทำงานที่เจาะจงและกำจัดขั้นตอนที่ซ้ำซาก หรือไม่จำเป็นออก จะทำให้งานมีประสิทธิภาพและมีโอกาสประสบผลสำเร็จมากขึ้น เป้าหมายของการปรับการทำงานคือ การลดสิ่งที่ไม่จำเป็น เน้นประสิทธิภาพ และเพิ่มผลผลิต รวมถึงการนำเทคโนโลยี ๆ ต่าง ๆ เข้ามาแทนการทำงานที่ซ้ำซาก แต่ไม่ได้เอามาแทนมนุษย์อย่างที่เราเข้าใจ
เผย 5 ทริคส์เด็ด ที่ปลดล็อกการทำงานองค์กร ให้เติบโตไปได้ตรงเป้า!
1. ศึกษากระบวนการต่าง ๆ ก่อนทำ Automate
ก่อนจะทำอะไรต้องเข้าใจก่อนว่าระบบที่เรามีอยู่เป็นอย่างไร บ่อยครั้งที่บริษัทเลือกที่จะขับเคลื่อนธุรกิจด้วยระบบอัตโนมัติ โดยปราศจากความรอบคอบในการวิเคราะห์ ดังนั้นอย่างแรกที่ควรทำคือการวางแผนด้วยภาพใหญ่ และลดความซ้ำซ้อนของขั้นตอนที่ไม่จำเป็นลง ยกตัวอย่างเช่น แผนกบัญชีมีแนวโน้มที่จะทำงานหนักมากขึ้นในทุก ๆ เดือน อาจจะนำการทำงานผ่านระบบควบคุมอัตโนมัติมาใช้ การทำงานลักษณะนี้ควรมีการศึกษาเพื่อนำมาปรับใช้กับทุก ๆ แผนกด้วยเช่นกัน ซึ่งคีย์หลักของการขับเคลื่อนการทำงานให้มีประสิทธิภาพคือ ความเข้าใจกระบวนการทำงานของกระบวนการนั้นๆ ก่อนที่จะนำมาใช้ในระบบ Automation
ซึ่งมันก็ถูกตามที่ Bill Gates พูดว่า:
“กฎข้อแรกของเทคโนโลยีใด ๆ ที่ใช้ในธุรกิจก็คือ Automation ที่นำไปใช้กับการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพมันก็จะเพิ่มประสิทธิภาพ สองคือ Automation ที่ใช้กับการดำเนินการที่ไม่มีประสิทธิภาพก็จะยิ่งเพิ่มความไร้ประสิทธิภาพ”
2. ส่วนใหญ่เริ่มด้วยแอปฯ ตามด้วยเทคฯ
คนทั่วไปมักจะสร้างแอปพลิเคชันขึ้นมาเพื่อทำให้งานเวิร์กโฟลว์อย่างอัตโนมัติ เพื่อที่จะพยายามปรับให้เข้างานของตัวเอง หรือปรับเข้ากับกระบวนการทำงานที่มีปัญหา ก็อาจจะเกิดความผิดพลาดได้ แนวทางที่ถูกต้องคือการค้นหาขั้นตอนที่มีการทำงานมากเกินไปหรือซ้ำซ้อน นำไปศึกษาก่อน แล้วค่อยหาวิธีพัฒนาวิธีแก้ปัญหากระบวนการนั้นโดยเฉพาะ
3. ตรวจสอบการวัดผลตอบแทนจากการลงทุนก่อน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทรัพยากรที่นำมาใช้ในการปรับปรุงธุรกิจ ไม่ได้เกินดุลต้นทุน และประหยัดเวลาได้ หากมีการลงทุนกับนระบบซอฟต์แวร์ไปหลายพันล้านบาท แต่ไม่สามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่อาจจะทำให้คุณและบริษัทเสียเปล่าไป ดังนั้นสิ่งที่ควรคำนึงคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทรัพยากรที่เรามีอยู่สามารถใช้ได้จริง ก่อนจะนำไปเปลี่ยนเป็นระบบ Automate
4. คิดเผื่อระยะยาว
ถ้าหากมองในระยะยาวผลที่ได้จากการตรวจสอบเพื่อประเมินผลการลงทุน (ROI) เป็นสิ่งที่สำคัญมาก การดำเนินการอาจใช้เวลามากกว่าหนึ่งปีถึงจะแล้วเสร็จ ดังนั้นแนะนำให้เริ่มต้นด้วยแผน 5 ปีก่อน แต่ถ้าคุณเป็นองค์กรขนาดใหญ่ ลองใช้กฎ 80-20 ที่แบ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ 20% จะทำให้คุณได้รับผลประโยชน์ที่เป็นไปได้ถึง 80% ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าการทำ Automate จะสามารถทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างไร มีการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาให้ดีขึ้นไปในทิศทางใดในระยะยาว
5. ใช้เครื่องมือที่ปรับแต่งได้
กระบวนการบางอย่างที่องค์กรมีอาจคล้ายกับระบบอัตโนมัติที่มีอยู่แล้วในบริษัทอื่น ๆ หากคุณได้สัมผัสระบบอัตโนมัติของธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ ให้คิดได้เลยว่าคุณเองก็สามารถปรับใช้ระบบอัตโนมัติเหล่านี้กับบริษัทของคุณได้เช่นกัน โดยโซลูชันของเวิร์กโฟลว์บางอย่างที่มี สามารถใช้เพื่อสร้างแอปที่เป็นระบบอัตโนมัติได้โดยไม่ต้องเริ่มวางระบบใหม่ทั้งหมด
ตัวอย่างการทำ Automate:
การประมวลผลคำสั่งซื้ออัตโนมัติ: ตัวอย่างของอุตสาหกรรมที่ได้รับการปรับปรุงระบบการประมวลผลคำสั่งซื้อที่มนุษย์ทำเอง อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาด ความล่าช้า และทำให้ลูกค้าไม่พอใจได้ ดังนั้นการทำเป็นระบบอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคำสั่งซื้อจะต้องผ่านการตรวจสอบ ตามมาตรฐานที่กำหนด ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดและประมวลผลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
มีการแสดงผลของผลิตภัณฑ์แบบเรียลไทม์ คอยมอนิเตอร์ผลิตภัณฑ์ที่หมดสต็อก และลดความเสี่ยงในการสั่งซื้อค้างสต็อก ทีมงานภายในและลูกค้ายังสามารถติดตามสถานะคำสั่งซื้อแบบเรียลไทม์ ลดการสอบถามหรือร้องเรียนจากลูกค้า และช่วยทำให้ลูกค้าพึงพอใจได้
กลยุทธิ์ของการทำธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ
1. ระบบอัตโนมัติ: องค์กรสามารถทำให้ส่วนที่ต้องทำซ้ำเป็นงานอัตโนมัติ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและเพิ่มเวลาของพนักงานให้ไปดูแลงานที่ซับซ้อนและสำคัญมากกว่าได้
2. ปรับปรุงขั้นตอนการอนุมัติ: โดยปกติหลาย ๆ ออฟฟิศหากจะมีการทำเรื่องการอนุมัติจะต้องใช้เวลานานและซับซ้อน Automate สามารถเปลี่ยนระบบการอนุมัติเป็นโครงสร้างที่สามารถมองเห็นได้ง่าย และลดความซับซ้อนในการตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูล
3. การพัฒนาแบบ Low-code/no-code: สามารถทำ Automate ด้วยการใช้แพลตฟอร์มที่ Low-code/no-code (การเขียนโค้ดเพียงเล็กน้อย หรือไม่มีการเขียนโค้ด) ได้ เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยพัฒนาการทำงานร่วมกัน และช่วยให้ยูสเซอร์ ทางธุรกิจใช้ประโยชน์จากโดเมนของตนเพื่อสร้างขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกันฝ่ายไอทีสามารถกำกับดูแล และควบคุมได้
4. การรวบรวมแพลตฟอร์มที่มีอยู่: หนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่องค์กรต้องเผชิญคือ การรวบรวมพลิเคชันและกระบวนการที่แตกต่างกันของแต่ละแผนก ซึ่งการทำ Automate เข้ากับกระบวนการทางธรุกิจให้มีประสิทธิภาพ ก็จะได้ผลตอบแทนที่มีประสิทธิภาพ
เปลี่ยนงานซ้ำ ๆ ไม่ต้องทำวนลูป ให้เป็นเรื่องง่าย ด้วย Automation เพิ่มเวลาให้พนักงาน เพื่อจัดการส่วนที่สำคัญกว่าได้ A-HOST มุ่งมั่นที่จะสนับสนุนก้าวสำคัญของธุรกิจลูกค้า ให้โตไปกับเราได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน ด้วยประสบการณ์ที่มากกว่า 25 ปี เราดำเนินงานแบบ Best Practice มาตลอด ทำให้เราได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าในหลาย ๆ อุตสาหกรรม…เลือกให้เราเป็นที่ปรึกษาและมอบโซลูชั่นที่ดีให้แก่คุณ
อ้างอิงข้อมูลจาก : https://kissflow.com/workflow/bpm/business-process-automation/streamlining-business-process/
–
เกี่ยวกับ A-HOST
บริษัท เอ-โฮสต์ จำกัด ตัวแทนพาร์ทเนอร์ Microsoft และ Oracle เราเป็นตัวแทนจัดจำหน่ายซอร์ฟแวร์ และผู้ให้บริการระบบสารสนเทศชั้นนำ ด้วยความเชี่ยวชาญ และประสบการณ์ในการทำโครงการสำคัญ ๆ มามากกว่า 25 ปี ให้กับทั้งภาครัฐ และเอกชน ในยุคที่มีการแข่งขันสูง A-HOST พร้อมที่จะเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยให้คุณขับเคลื่อนธุรกิจ ด้วย Digital Transformation อย่างยั่งยืน
